En la última década, las oficinas abiertas se han convertido en una de las tendencias más populares entre las empresas porque se considera que este tipo de diseño favorece la interacción entre los empleados. De hecho, en algunos casos, el departamento de Recursos Humanos de la empresa ya no solamente anima a sus trabajadores a interactuar, sino que se convierte en un requisito imprescindible.
No obstante, recientes investigaciones demuestran que no disponer de un grado de privacidad suficiente puede ser contraproducente, mermando la productividad, el trabajo en equipo y el compromiso de los trabajadores. Es cierto que este tipo de distribución tiene sus ventajas, pero cuando estos esfuerzos terminan por suponer un ataque contra la privacidad de los trabajadores, muchas veces se termina consiguiendo todo lo contrario.
El ser humano necesita tanto estar con gente como disfrutar de momentos de privacidad, tanto en su vida personal como profesional. Por esta razón, cuando mayor sea el esfuerzo que hacen los empleados para colaborar, más valioso se vuelve el tiempo que estos pasan en soledad. Sin embargo, hay muchas empresas que no han conseguido alcanzar el equilibrio entre ambas cosas, creyendo que cuanto más abierto sea el espacio de trabajo, más contentos y mejor trabajarán los empleados.
Si echamos un vistazo a las conclusiones extraídas de los estudios relacionados con esta cuestión, nos damos cuenta de que solamente el 11% de la plantilla admite sentirse «muy satisfecho» con este tipo de ambiente de trabajo. En contraposición, el 98% de los empleados admite que se concentra con mayor facilidad cuando cuentan con un mayor nivel de privacidad, lo que hace que se sientan más comprometidos con su trabajo dentro de la empresa.
Esto quiere decir que existe una relación directa entre el diseño de la oficina y la productividad de los empleados de la empresa. No obstante, hay que tener en cuenta que las necesidades de todos los negocios no son las mismas y que cada tipo de actividad se desarrolla mejor en un entorno de trabajo específico. Lo importante es que siempre exista la flexibilidad suficiente para facilitar la colaboración y abrir la vía al diálogo.
Desmintiendo mitos sobre las oficinas abiertas
Las oficinas abiertas surgieron originalmente en Hamburgo (Alemania), en la década de los 50, con la finalidad de favorecer la comunicación y la difusión de ideas entre los empleados. La cuestión es que, investigaciones realizadas en años posteriores, llegaron a la conclusión de que este tipo de espacios resultaban estresantes, perjudiciales y dañinos para los empleados, y que más que unirlos, terminaba por separarlos.
Eso sí, desde entonces el contexto laboral hay ido cambiando y los espacios de trabajo también. La realidad es que ya no podemos seguir trabajando como lo hacíamos hace veinte o treinta años, ya que ni es atractivo ni motivador para los empleados. Por eso, las empresas tienen el reto de crear entornos en los que se favorezca y se potencie la creatividad, y donde la innovación sea un hecho. ¿Son entonces las oficinas abiertas la mejor opción para fomentar el trabajo en equipo? A continuación desmentimos algunos mitos sobre este modelo de empresa.
1. Las empresas ahorran dinero al no crear espacios privados
Un exceso de privacidad puede hacer que los empleados se sientan aislados en sus despachos, pero no tener ningún tipo de privacidad puede hacer que sientan demasiado expuestos, lo que termina mermando su nivel de compromiso con la empresa y su bienestar mental, emocional e incluso físico. En lugar de favorecer el trabajo en equipo, como creen muchas compañías, la capacidad crítica de los empleados se dificulta. Esto se traduce en una pérdida de productividad y, en consecuencia, de dinero para la empresa.
2. Las oficinas abiertas generan mejores ideas
Es cierto que la colaboración entre los trabajadores es fundamental para llevar a cabo una lluvia de ideas o para poner en común las diferentes cuestiones que atañen al futuro de la empresa, pero no por ello las ideas van a ser más innovadoras y creativas. En muchos casos, el pensamiento en grupo puede terminar por ahogar las ideas originales, haciendo que los trabajadores busquen más la aprobación general que ofrecer sus propias opiniones.
3. Los trabajadores se daptan rápidamente al diseño de oficinas abiertas
Numerosos estudios han demostrado que las personas no son más productivas cuando están realizando varias tareas al mismo tiempo. Sobre todo en los espacios de coworking, donde el trabajador está expuesto constantemente a todo tipo de distracciones que pueden dificultar su nivel de concentración. En este tipo de ambientes se estima que el profesional es interrumpido de media una vez cada 3 minutos por las otras personas o por las comunicaciones electrónicas. Y lo que es peor, se puede tardar alrededor de 23 minutos en volver a retomar el ritmo de trabajo de la tarea que se estaba realizando.
Lo cierto es que no existe un diseño ideal para una oficina. Tanto los despachos separados como las oficinas abiertas tienen sus ventajas. Con lo cual, la clave está en contar con una variedad de lugares de trabajo que se ajusten a las necesidades de la empresa en cada momento, ya sea individual o en grupo. Además, debemos tener en cuenta que no todas las empresas son iguales y que una agencia de marketing no tiene, por ejemplo, las mismas necesidades que un bufete de abogados.
Nuevas formas de trabajo = nuevos espacios más flexibles
En la actualidad, la manera de desenvolverse en el trabajo ha dado un giro radical. El empleado no realiza solamente una tarea, sino que lo normal es que vaya cambiando de una a otra. Algunas requerirán que se lleve a cabo un trabajo de carácter individual que necesite de un mayor grado de concentración, mientras que otras precisarán que se reúna con algún compañero o que se realice una labor en equipo. En el segundo caso, deberá coordinarse con otros compañeros y empleados de otras empresas que hagan teletrabajo que se encuentren trabajando en países con otros husos horarios.
Esto requiere no solamente contar con buenos profesionales, sino también con herramientas y espacios adecuados para poder llevar a cabo la actividad. Por esta razón, de la misma manera que las fórmulas de trabajo han ido cambiando, la distribución física y el diseño de las oficinas se están haciendo más flexibles para satisfacer estas nuevas necesidades.
Además, el auge del trabajo a distancia, las reuniones fuera de la oficina y los viajes hacen que en determinados momentos las oficinas estén casi vacías. Muchos de los puestos de trabajo terminan, por tanto, infrautilizados y la empresa tiene que maximizar sus recursos. Debido a ello, van surgiendo nuevas necesidades y, con ellas, nuevos conceptos en las modalidades del trabajo y la distribución de los espacios. Así pues, es preciso crear ambientes que favorezcan el acceso a las herramientas y tecnologías necesarias y, además, fomenten la comunicación. En este contexto, los espacios de trabajo van ganando en importancia y los espacios abiertos u “open space” han irrumpido con fuerza.
Es cierto que las oficinas abiertas favorecen el intercambio de conocimientos, estrategias y experiencias, lo que fomenta la conciencia de grupo y fomenta la colaboración y la confianza, lo que obviamente siempre resulta positivo para la empresa. Además, ayuda a difuminar las barreras jerárquicas, ya que al ocuparse los mismos espacios, las relaciones se vuelven más horizontales y muchas cuestiones se solucionan de manera espontánea, lo que hace que las decisiones sean más fluidas.
El problema es que, para que esto funcione, es necesario instaurar unas normas de convivencia que hagan la vida en la oficina más agradable. Aunque en teoría lo que buscan es favorecer el trabajo en equipo, lo que termina ocurriendo es que experimentamos interrupciones cada 3 minutos y, después, nos cuesta entre 8 y 20 minutos volver al proceso de pensamiento. Emails, reuniones, llamadas de teléfono… todo son distracciones. Así pues, si sobre el papel las oficinas abiertas están diseñadas como un espacio abierto pensado para servir para todo, en la práctica no encaja con nadie.
Debido a ello, son muchas las voces que siguen alzándose en su contra y que afirman que las oficinas abiertas acaban con la concentración y la privacidad, y que, además, trabajar de esta manera resulta muy estresante. Todo ello terminaría por traducirse en una disminución de la productividad, al ser una fuente constante de ruidos e interrupciones. Algunos incluso llegan a afirmar que, lejos de unir a los trabajadores, lo que favorece es la competencia y la hostilidad entre ellos. A lo que hay que sumar que este tipo de espacios favorecen más la transmisión de enfermedades.
La cuestión es que hay numerosos estudios tanto a favor como en contra de las oficinas abiertas, por lo que corresponde a cada empresa tomar la decisión que más le convenga. Lo que sí debe tener claro es que, haga lo haga, influirá directamente en el futuro de la empresa. Deben tenerse en cuenta los costes y los beneficios, factores como la concentración y la privacidad, la planificación del espacio, los tipos de colaboraciones que pueden darse y establecer una normas de convivencia con respecto al volumen de voz y a los comportamientos que los trabajadores pueden tener.
Entonces, ¿cuál es el mejor tipo de oficina para fomentar el trabajo en equipo?
Se ha demostrado que, más que eliminar las oficinas tradicionales, lo que los empresarios deben hacer es esforzarse por ofrecer entornos de trabajo flexibles y adaptados a diferentes tareas, maneras de trabajar y preferencias de los trabajadores. Es los que se conoce como “flex office”, un modelo de oficina que busca adaptarse a las generaciones más jóvenes a los que les repele ver una sala llena de cubículos, puestos de trabajo individuales y de color gris. Las oficinas flexibles adaptan las instalaciones de los pisos con la finalidad de favorecer el trabajo en equipo, favoreciendo la agilidad y la colaboración
La oficina tiene que ser flexible para que el trabajador pueda elegir el puesto de trabajo que prefieran para cada actividad y para cada momento. Esto ayudará a mejorar su productividad y a estar satisfecho con el espacio de trabajo, lo que revertirá en beneficio de la empresa. Pero no solamente deben satisfacer las necesidades de los empleados de manera individual, sino también las de los equipos, creando de esta manera espacios que permitan disfrutar de un adecuado equilibrio entre la concentración individual y la colaboración colectiva. Solamente así, lograremos que la productividad, la creatividad y la innovación de los empleados se incrementen considerablemente.
Por esta razón, algunas empresas de renombre, como es el caso de Microsoft o Mercadona, están apostando ya por una combinación entre zonas abiertas y cerradas, con algunos espacios silenciosos independientes o estancias insonorizadas en las que los empleados puedas concentrarse o realizar llamadas en privado cuando lo necesiten. Este tipo de empresas sostienen que, gracias a ello, los empleados comparten los recursos materiales y disponen de una tecnología avanzada para trabajar en equipo.
Pero la principal ventaja de las oficinas flexibles es el amplio abanico de posibilidades que surge para optimizar proyectos. A lo que hay que sumar la aparición de cierto sentimiento de pertenencia o comunidad entre los miembros de la plantilla, que trabajan a diario en el mismo espacio, compartiendo éxitos, fracasos o problemas. Los empleados cuentan con varios tipos de espacios diferentes según el tipo de actividad que realizan, pudiendo encontrar desde zonas más abiertas que favorecen la interacción entre los trabajadores a salas totalmente cerradas que permite un mayor grado de intimidad y ayudan a concentrarse mejor.
Así pues, colocar a todos los empleados en un espacio de trabajo común no reportará buenos resultados si no les proporcionamos también espacios donde pueda disfrutar de cierto nivel de privacidad. Es necesario contar con espacios para reflexionar, ya sean estancias concretas, salones, terrazas o jardines para pasear.
Pero también es importante que haya un equilibrio entre el “nosotros” y el “yo” y más modalidades de trabajo distintas. Como alternativa al concepto de oficina abierta, existen formas innovadoras que ayudan a evitar las distracciones o perderse por el entorno de trabajo abierto. Para mejorar el nivel de concentración, evita pasar mucho tiempo sentado delante de la mesa y aprovecha para dar un paseo rápido, comer o buscar algún lugar para descansar en privado dentro de la oficina.
