¿Sabías que el espacio de trabajo influye considerablemente en la eficiencia y el bienestar de los trabajadores a lo largo de su jornada laboral? Cada vez son más las empresas las que se preocupan por ser atractivas para que sus potenciales trabajadores quieran formar parte de ellas. Por eso, hacen una fuerte apuesta por el diseño y la experiencia de sus instalaciones, algo que ha ido todavía más en aumento después del confinamiento del Covid-19.
El caso es que, más del 50% de los profesionales españoles considera que su lugar de trabajo no le permite desempeñar sus tareas de la manera más eficiente posible. Es la conclusión que se extrae de un estudio llevado a cabo recientemente por JLL, empresa de servicios profesionales y gestión de inversiones especializada en el sector inmobiliario.
Además, hay que mencionar que en los últimos años, son muchas las empresas que han seguido la tendencia de las oficinas abiertas u “open space”, que actualmente representan el 56% del total. El caso es que esta tipología de espacios no favorecen la concentración de los trabajadores, por lo que no es extraño que la mayoría de los empleados sientan que no pueden trabajar al 100%.
Por eso, en los últimos tiempos han ido apareciendo las oficinas 4.0, que apuestan por entornos inteligentes que no solamente se limitan a crear espacios visualmente atractivos, sino que además crean entornos flexibles, heterogéneos y funcionales que encajen con los nuevos valores y modalidades de trabajo, así como implementar nuevas tecnologías que ayuden a desarrollar el trabajo de una forma más óptima.
¿Cómo son las oficinas 4.0?
Como decíamos al comienzo, el espacio de trabajo influye notablemente en el nivel de compromiso de los trabajadores. De hecho, aquellos que afirman que su lugar de trabajo es muy eficaz para desempeñar sus funciones, muestran un grado de compromiso más alto que el de aquellos que creen que su espacio de trabajo no es nada eficaz. Un 56% frente a un 16%.
Por eso, la manera de trabajar en las oficinas está cambiando para convertirse en espacios más versátiles y flexibles que favorezcan la creatividad y la colaboración entre los distintos miembros de todos los equipos. Y es que las mejores ideas no siempre llegan sentados delante del clásico escritorio de oficina y mirando el ordenador, sino que muchas veces llegar en la pausa del café, jugando a los dardos, dando un paseo por el jardín o charlando con un compañero.
Los profesionales piden más tiempo para pensar y espacios en los que concentrarse sin estar expuestos a interrupciones. Las empresas más innovadoras como Steelcase, Robert Walters o Microsoft ya están transformando sus instalaciones. ¿Quieres saber cuáles son las características de este nuevo concepto de oficina 4.0?
1. Espacios semiabiertos
El 70% de los trabajadores sienten predilección por los espacios semiabiertos, es decir, una mezcla entre las salas cerradas y las oficinas abiertas. Un porcentaje que encaja a la perfección con la cantidad de empresas en España que apuestan por este diseño, un 71%. El 24% de las empresas cuenta con espacios plenamente abiertos, siguiendo el modelo open space, pero solamente un 20% de los profesionales prefieren este tipo de distribución. Por su parte, las oficinas completamente cerradas o compartimentadas son las menos populares, pues solamente el 5% de las empresas las elige para su distribución y apenas un 1’% quiere trabajar en este tipo de oficinas.
El motivo de que los espacios semiabiertos ganen por goleada es que son los que permiten crear diferentes áreas de una manera más flexible, posibilitando la transformación hacia smart workplaces (entornos inteligentes) donde puedan compatibilizarse personalidades y modalidades de trabajo diferentes. Aquellos trabajadores que quieran un espacio abierto y comunicativo lo tendrán y aquellos que prefieran un entorno cerrado para concentrarse también lo tendrán. Aquellos que necesiten una sala para intercambiar ideas con sus compañeros y aquellos que quieran hacer una llamada sin distraer a sus compañeros también.
2. Flexibilidad laboral
Los espacios abiertos y semiabiertos han puesto en evidencia que, gracias a ellos, se favorece el trabajo en equipo, tanto a nivel generacional como funcional y profesional, sobre todo si tenemos en cuenta el concepto de hot desking. Un sistema basado en la hipótesis de que nunca se necesitará una mesa de trabajo para todos los empleados al mismo tiempo y que habrá personas rotando entre las diferentes salas, viajando, fuera de la oficina o trabajando desde casa. Con lo cual, habrá alrededor de un 25% menos de mesas de trabajo respecto a la totalidad de la plantilla.
Entre las principales ventajas de este sistema, debemos mencionar la compatibilidad con modelos de trabajo más flexibles, el ahorro de costes y la cercanía. De esta manera, todos los empleados se sienten cerca del resto, lo que elimina muchas barreras comunicativas. Eso sí, hay que tener en cuenta que este diseño de oficina suele ser más ruidosa, lo que puede provocar ciertas molestias a aquellos empleados que intentan concentrarse en actividades complicadas.
3. Espacios innovadores, colaborativos e inspiradores
La falta de innovación es otro de los elementos más apreciados por aquellos empleados que sigue siendo una asignatura pendiente para las empresas españolas. Hay que tener en cuenta que, en nuestro país, los trabajadores pasan dos tercios de la jornada laboral sentados en su escritorio y casi el 50% de ellos asegura que cambiaría su oficina por otra que tuviera mejores instalaciones secundarias y más innovadoras.
Aunque, en función de la actividad y de la personalidad del propio trabajador, hay distintas preferencias, a grandes rasgos, los profesionales desean trabajar en oficinas atractivas y modernas que cuenten con un diseño amigable e innovador y que favorezcan el trabajo en equipo.
Espacios de trabajo creativos, como salas de brainstorming, que actualmente solamente podemos encontrar en el 28% de las oficina; espacios dedicados a la salud y al bienestar (20%), como gimnasio, salas de meditación o consulta médica; y salas para niños (14%), como espacios de lactancia o guarderías.
Los nuevos espacios que toda oficina necesita
Las salas más apreciadas por los trabajadores son aquellas destinadas al trabajo en equipo, para hacer videollamadas o hablar por teléfono y las de nuevas tecnologías e innovación. Es cierto que la gran mayoría de las empresas españolas cuentan con espacios diseñados para el trabajo colaborativo, pero solo un tercio cuenta con salas para llamadas y menos de un quinto con salas de innovación.
Pero también aprecian que sean lugares inspiradores donde puedan socializar y generar nuevas ideas. Con suficientes espacios para reunirse y concentrarse, pero también descansar y desconectar. Y, por supuesto, un entorno donde puedan disfrutar de las últimas tecnologías.
Hay que tener en cuenta que, del mismo modo que buscamos la comodidad en casa, la oficina también debe ser un sitio cómodo donde los trabajadores se sientan a gusto y trabajen felices, de manera que se fomente la creatividad, la inspiración y la eficiencia laboral. Además, por supuesto de reflejar la filosofía empresarial.
Para que tus trabajadores hagan mejor su trabajo y sean más productivos, tu oficina tiene que disponer de distintos espacios que cubran sus necesidades, por lo que es fundamental crear salas acorde a ello.
Salas de reuniones y conferencias
La cantidad de salas de reuniones con las que deberá contar tu empresa dependerá del número de trabajadores que haya en ella, de la distribución del espacio de trabajo y de la frecuencia con la que se celebran reuniones. Podemos encontrar desde grandes salas de conferencias con pantalla de presentación y decenas de asientos a salas de videoconferencias con webcam y monitor, pasando por salas de reuniones pequeñas y salas de brainstroming.
Sala de bienestar
Aunque es uno de los espacios más importantes de una empresa, muchas veces lo olvidamos. Se trata de un lugar privado donde los trabajadores pueden atender sus necesidades de salud particulares. Por ejemplo, es un sitio ideal para madres que necesiten un sitio privado donde extraerse la leche durante la jornada laboral.
A grandes rasgos sería el equivalente a la enfermería de un colegio. No es necesario contratar personal sanitario, pero sí es aconsejable incluir un botiquín de primeros auxilios y otros materiales de salud y bienestar que los trabajadores puedan requerir en algún momento.
Sala común
Es fundamental disponer de un área donde los miembros de la plantilla puedan socializar y distraerse. Lo más recomendable es que sea independiente de la zona de trabajo principal y que esté pensada para disfrutar de un ambiente relajante. Y, al igual que la sala de estar de tu hogar hay asientos cómodos, también debería haberlos en esta sala común, de modo que los empleados que lo necesiten puedan descansar.
Sala de informática
La sala de informática actúa como centro neurálgico para todo aquello que esté relacionado con la tecnología en tu oficina. Por ejemplo, si la empresa cuenta con servidores dentro de las instalaciones, necesitarás un sitio donde guardarlos de manera segura y a salvo de las altas temperaturas.
Espacio exterior
Pasar más de 8 horas al día encerrado entre cuatro paredes es algo que puede hacerse cuesta arriba. Por este motivo, es recomendable que los trabajadores dispongan de un lugar al aire libre donde puedan disfrutar del buen tiempo y airearse, como un patio o un jardín.
Así pues, las empresas no pueden limitarse únicamente a crear espacios colaborativos. Tienen que ir más allá e incluir espacios que favorezcan la creatividad, el bienestar y los intereses colectivos. Y es que, como hemos ido diciendo, todos estos elementos están estrechamente ligados a un mayor nivel de compromiso con la empresa y a una mayor productividad por parte de los trabajadores. Es cierto que cada empresa cuenta con sus propias necesidades, pero cuando no tienen el valor de ir más allá, acaban arrepintiéndose de no haber llegado más lejos.
